Política de privacidad del canal de denuncias y prevención del acoso y la violencia en el trabajo

Última actualización: noviembre 2023

En cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales, nuestra entidad le informa de lo siguiente:

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS

Alter Mutua de Previsión Social de los Abogados (en adelante, “ALTER MUTUA”), con domicilio social a estos efectos en calle Roger de Llúria 108, 08037, Barcelona, es la entidad responsable del tratamiento de sus datos de carácter personal, para las finalidades que a continuación se describen, salvo que usted decida remitir su denuncia de forma anónima, en cuyo caso no deberá incluir en su comunicación información o datos personales que permitan identificarle.

Puede contactar con el Delegado de Protección de Datos en la dirección anterior o en la dirección electrónica: dpo@altermutua.com.

2. CÓMO HEMOS OBTENIDO LOS DATOS PERSONALES

Para las finalidades descritas en la posterior sección 3, ALTER MUTUA tratará datos personales de la siguiente manera:

Datos del informante y testimonios: Estos datos son obtenidos directamente del informante a la hora de tramitar su denuncia o queja y de los testimonios recabados; y se corresponden con aquellos facilitados directamente por ellos. Los datos del informante no se obtienen de fuentes externas o distintas al propio informante. Los datos personales del informante pueden ser los siguientes:

Datos identificativos: nombre, apellidos, DNI, voz (en caso de que el interesado comunique su denuncia verbalmente vía telefónica o presencial y permita la grabación de la conversación).

Datos de contacto: e-mail, teléfono, domicilio u otro lugar seguro para recibir notificaciones.

Otros datos personales: cualesquiera otros datos aportados en la denuncia o recabados durante su gestión y la tramitación de la eventual investigación, tales como su puesto de trabajo, su relación con la persona denunciada, país de residencia, motivo de la denuncia, fotografías, vídeos y grabaciones de voz, firma, incluso datos de categoría especial que usted decida compartir. En caso de que, juntamente con su denuncia, aporte documentos o pruebas (tales como grabaciones de audio, fotografías o vídeos), los metadatos de esos archivos se eliminarán automáticamente de forma que no permitan identificarle a usted ni al dispositivo desde el que los registró o envía.

En el caso del canal de denuncias, su identidad como informante será en todo caso reservada, y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados en ningún caso. Tampoco se comunicará su identidad a terceros salvo que resultase imprescindible para la investigación de los hechos denunciados previa ponderación de los intereses y derechos del informante.

Asimismo, en caso de que decida presentar la denuncia de forma oral vía telefónica o mediante una reunión presencial, tendrá la posibilidad de registrar dicha comunicación a través de una transcripción completa y exacta evitando la grabación de su voz, permitiéndole comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción para corroborar su contenido.

En el caso de comunicaciones derivadas de situaciones de violencia o acoso en el trabajo, ALTER MUTUA garantiza la confidencialidad de las personas implicadas y de la información derivada de las posibles investigaciones realizadas.

Datos de la persona a la que se refieran los hechos relatados o denunciados: Estos datos son obtenidos directamente de la denuncia formulada por el informante, así como de aquellas otras fuentes propias o de terceros que sirvan para el desarrollo de la investigación realizada con motivo de la denuncia presentada. Las fuentes de terceros de las que se pueden obtener datos personales pueden consistir entre otros en datos facilitados por: testigos, investigadores privados o datos generados por investigaciones internas. Los datos personales de la persona denunciada pueden ser los siguientes:

Datos identificativos: nombre, apellidos.

Datos de contacto: email, teléfono.

Otros datos personales: cualesquiera otros datos aportados en la denuncia o recabados durante su gestión y la tramitación de la eventual investigación, tales como su puesto de trabajo, su relación con la persona denunciante, con la posible persona perjudicada o con ALTER MUTUA, cargo profesional en la compañía, departamento o área, información sobre asuntos que puedan ser constitutivos de situaciones delictivas o irregulares de conformidad con el marco normativo al que ALTER MUTUA se encuentra sujeto y otros datos personales que puedan ser comunicados durante la gestión e investigación de la denuncia, incluso datos de categoría especial. De igual forma, también podrán tratarse datos personales contenidos en cualquier documento o prueba aportada junto con la denuncia (tales como grabaciones de audio, fotografías o vídeos).

El almacenamiento y la gestión de los anteriores datos personales serán llevados a cabo por medios electrónicos y manualmente.

3. PARA QUÉ TRATAMOS SUS DATOS PERSONALES Y POR QUÉ MOTIVO LOS PODEMOS TRATAR

ALTER MUTUA tratará sus datos personales para las siguientes finalidades y en atención a las siguientes legitimaciones:

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

LEGITIMACIÓN

Gestión de las denuncias recibidas a través del canal de denuncias, así como la tramitación de estas, ya que algunas pueden derivar en una investigación.

La gestión de datos de denuncias recibidas versará sobre conductas irregulares, infracciones o incumplimientos normativos, tanto de la legislación vigente que sea de aplicación, como de las normativas y compromisos internos establecidos por ALTER MUTUA y derivados de su actividad empresarial.

El tratamiento de los datos personales resulta legitimado por ser necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento en virtud de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley 2/2023”).

El eventual tratamiento de categorías especiales de datos se basará en el cumplimiento de una misión en interés público esencial (artículo 9.2.g RGPD), en consonancia con el Código Penal español y la Ley 2/2023.

Gestión de las denuncias o quejas presentadas en el marco del Protocolo para la Prevención y Actuación ante el Acoso y la Violencia en el Trabajo, incluyendo la activación del protocolo, el desarrollo de la investigación e informes correspondientes, así como la resolución del expediente y la adopción de medidas, en su caso.

El tratamiento de los datos personales resulta legitimado por ser necesario para el cumplimiento de obligaciones legales a las que ALTER MUTUA está sujeta en virtud de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de riesgos laborales y de la Ley Orgánica 10/2022, de 6 de septiembre, de garantía integral de la libertad sexual.

Cualquier otro tratamiento de sus datos personales que no esté comprendido en los apartados anteriores de la presente Política de privacidad, o que no esté legitimado por alguno de los motivos anteriores, solo será realizado por ALTER MUTUA en aquellos supuestos en que usted facilite sus datos de forma voluntaria y habiendo otorgado su previo consentimiento libre y expreso, o cuando resulte obligatorio conforme la legislación vigente. En cualquier caso, le informaremos debidamente de ello.

4. DESTINATARIOS

TIPOLOGÍA DE DATOS TRATADOS	DESTINATARIO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO	LEGITIMACIÓN
– Datos identificativos – Datos de contacto – Otros datos personales	Administraciones Públicas, fuerzas y cuerpos de seguridad y jueces y tribunales.	El tratamiento de sus datos resulta necesario para el estricto cumplimiento de las obligaciones legales a las cuales ALTER MUTUA está sujeta conforme a la normativa española.
– Datos identificativos – Datos de contacto – Otros datos personales	Asesores externos. Tratamiento de datos derivado de las relaciones profesionales que ALTER MUTUA va a mantener con sus proveedores, entendiendo por tal, terceros con los que ALTER MUTUA tenga o pretenda suscribir una relación contractual, como pueden ser asesores legales que presten sus servicios en el marco de la gestión del canal de denuncias.	El tratamiento de sus datos personales resulta legitimado por el interés legítimo de nuestra entidad consistente en la correcta gobernanza de esta.
– Datos identificativos – Datos de contacto – Otros datos personales	Empresas de auditoría para la correcta gobernanza de las obligaciones legales de auditoría a las que estamos sujetos en razón de nuestra actividad.	El tratamiento de sus datos personales resulta legitimado por el interés legítimo de nuestra entidad consistente en la correcta gobernanza de esta.
– Datos identificativos – Datos de contacto – Otros datos personales	ALTER MUTUA podrá compartir sus datos personales con terceros interesados y sus asesores que pudieran derivarse del desarrollo de cualquier operación de modificación estructural de nuestra entidad o la aportación o transmisión de negocio o de rama de actividad empresarial.	El tratamiento de sus datos personales resulta legitimado por el interés legítimo de ALTER MUTUA consistente en la correcta gobernanza esta, reconocido por la normativa de protección de datos personales.

Asimismo, compartiremos sus datos personales con proveedores que precisen acceder a sus datos para la prestación de servicios que ALTER MUTUA haya contratado a dichos proveedores, y con los cuales ALTER MUTUA tiene suscritos los contratos de confidencialidad y de tratamiento de datos personales necesarios y exigidos por la normativa para proteger su privacidad.

5. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

ALTER MUTUA no precisa realizar transferencias internacionales de sus datos a países que no disponen de normativa equivalente a la europea (“Terceros Países”). En el caso de que nuestra entidad precisara contratar los servicios de proveedores ubicados en Terceros Países para el tratamiento de sus datos, dicha contratación se realizaría previo cumplimiento de todos los requisitos establecidos por la normativa de protección de datos, y aplicando las garantías y salvaguardas necesarias para preservar su privacidad. Para más información sobre garantías en relación con transferencias internacionales de datos puede usted contactar con nuestro Delegado de Protección de Datos, a través de las direcciones postal y electrónicas indicadas.

6. DECISIONES AUTOMATIZADAS Y ELABORACIÓN DE PERFILES

ALTER MUTUA no adopta decisiones que puedan afectarle basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos personales. Todos los procesos de toma de decisiones relacionadas con las finalidades de tratamiento antes descritas se realizan con intervención humana.

7. DURANTE CUÁNTO TIEMPO GUARDAREMOS SUS DATOS PERSONALES

Sus datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para la correcta gestión y tramitación de la investigación derivada de la denuncia.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

Transcurridos tres meses desde la recepción de la denuncia sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, se procederá a la supresión de los datos personales, en cumplimiento de la normativa vigente a la que está sometida ALTER MUTUA, salvo que la finalidad de conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema de canal de denuncias, en cuyo caso, dicha información se conservará anonimizada.

En el caso de comunicaciones relativas a situaciones de violencia o acoso en el trabajo y los datos personales contenidos en ellas y recabados o generados a raíz de su investigación, se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que se recaben y para determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar. Una vez cumplidas las finalidades perseguidas, los datos personales se conservarán durante los plazos de prescripción legales de aplicación, para cumplir con la normativa a la que ALTER MUTUA está sujeta y la formulación, ejercicio o defensa de posibles reclamaciones.

Finalizados dichos plazos de prescripción, sus datos serán eliminados o, alternativamente, anonimizados.

8. CUÁLES SON SUS DERECHOS

Usted puede ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad, limitación y/u oposición al tratamiento, dirigiéndose al Delegado de Protección de Datos, a través de las siguientes direcciones:

Calle Roger de Llúria 108, 08037, Barcelona, España; y
dpo@altermutua.com.

Si considera que el tratamiento de sus datos personales vulnera la normativa o sus derechos, puede presentar una reclamación ante nuestro Delegado de Protección de Datos o ante la Agencia Española de Protección de Datos, a través de su sede electrónica o de su dirección postal.

En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales por parte de ALTER MUTUA.

9. CAMBIOS, MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES

ALTER MUTUA se reserva el derecho de revisar esta Política de privacidad en el momento que considere oportuno, con el fin de reflejar cambios normativos, buenas prácticas o actualizar las actividades de tratamiento de datos de carácter personal. Se le informará sobre dichas actualizaciones conforme a las exigencias de la normativa, en caso de que sus derechos se vean apreciablemente afectados como consecuencia de dicha modificación o actualización.